Microsoft Enterprise Agreement (EA), alles wat u moet weten!

Wat is een Enterprise Agreement (EA)

Voor bedrijven die Microsoft software en/of clouddiensten voor een termijn van minimaal drie jaar willen licenseren en meer dan 500 gebruikers of apparaten hebben, is er een overeenkomst die de Microsoft Enterprise Overeenkomst wordt genoemd.

Hoe werkt het?

De Enterprise Agreement is bedoeld voor organisaties die software en clouddiensten voor een periode van minimaal drie jaar willen licenseren.

De Enterprise Agreement biedt ingebouwde besparingen tot 45 procent. Betaling dient ieder jaar te worden voldaan en kan niet vooruit betaald worden. Dit helpt de initiële kosten te verlagen en helpt u de jaarlijkse behoeften aan softwarebudgetten tot drie jaar vooruit te voorspellen.

De Enterprise Agreement kent ook een huurvariant, de Enterprise Agreement Subscription (EAS), die de initiële licentiekosten verlaagt omdat u zich abonneert op de rechten om Microsoft-producten en -diensten te gebruiken in plaats van ze te bezitten. Met deze variant kunt u het aantal abonnementen jaarlijks verhogen of verlagen.

True-up

Tijdens de looptijd van uw Enterprise Agreement kunt u op elk moment gebruikers, apparaten, producten en diensten toevoegen zonder dat u afzonderlijke inkooporders hoeft te plaatsen. Aan het eind van elk contractjaar voegt u licenties toe aan het contract voor extra software of diensten die u in de loop van het jaar in gebruik hebt genomen. Dit wordt een True Up genoemd.

U kunt licentie aantallen voor softwareproducten, zoals Office of Windows Server, gedurende de looptijd niet naar beneden aanpassen. Licenties voor clouddiensten, zoals Microsoft 365, kunt u wel jaarlijks naar beneden aanpassen.

In een Enterprise Agreement Subscription kunt u licenties voor zowel softwareproducten als clouddiensten jaarlijks naar beneden aanpassen.

Uw Enterprise Agreement verlengen

Wanneer het tijd is om uw Enterprise Agreement te vernieuwen, heeft u de mogelijkheid om aanpassingen te doen om ervoor te zorgen dat uw nieuwe overeenkomst in lijn is met uw huidige en toekomstige behoeften.

Microsoft Enterprise Agreement Enrollments

Het ondertekenen van alleen een Enterprise Agreement is niet voldoende om licenties te verkrijgen. Een Microsoft Enterprise Agreement is pas compleet en geldig als er ten minste één soort Enrollment onder zit.

Momenteel zijn er twee soorten Enrollments:

• Microsoft Enterprise Enrollment (variant: Enterprise Subscription Enrollment),
• Server en Cloud Enrollment (SCE)

Microsoft Enterprise Enrollment

Het meest gebruikte type Enrollment in het Enterprise Agreement-programma is de Microsoft Enterprise Enrollment. In deze enrollment kunt u alle zakelijke Microsoft producten en diensten opnemen.

Microsoft hanteert minimale voorwaarden om in te kunnen stappen in een EA of EAS. U moet minimaal 500 Enterprise cloud licenties afnemen of u moet bedrijfsbreed (met een minimum van 500) licenties afnemen voor Office ProPlus, Windows Enterprise en/of de Core CAL Suite of Enterprise CAL Suite. Voor overheid en non-profit organisaties gelden minima van 250 licenties.

Enterprise cloud licenties zijn Office 365 E1/E3/E5, EMS (Enterprise Mobility & Security) E3/E5 en Microsoft 365 E3/E5.

Server and Cloud Enrollment

De Server and Cloud Enrollment (SCE) van de Microsoft Enterprise Agreement is een specifiek type inschrijving waarmee u kunt standaardiseren op een of meer van de onderstaande server- en cloudtechnologieën van Microsoft:

• Core Infrastructure Suite van serverbesturingssystemen en beheersoftware: Windows Server + System Center.
• Applicatie servers: SQL Server (database), BizTalk Server, SharePoint Server. BizTalk en SharePoint kunnen alleen worden toegevoegd als u ook SQL in de SCE afneemt.
• Ontwikkelingsplatform: Visual Studio Enterprise, MSDN Platforms.
• Microsoft Azure was vroeger een van de vier kerntechnologieën om een nieuwe SCE te starten, maar nu niet meer. Als u Azure al in een vorige SCE had, kunt u die nog steeds verlengen, maar nieuwe Microsoft EA-klanten kunnen geen SCE met alleen Azure ondertekenen.

Voor deze producten geldt dat u licenties met Software Assurance (SA) of huurlicenties voor alle installaties in de SCE moet opnemen. U kunt bijvoorbeeld dus niet een deel van de SQL-licenties in een Enterprise Enrollment of een ander licentieprogramma afrekenen. Als u ervoor kiest om SQL in de SCE op te nemen moeten er licenties voor alle SQL-installaties in de SCE worden opgenomen. Er zijn uitzonderingen voor bijvoorbeeld SQL-installaties die door Visual Studio/MSDN-licenties worden afgedekt.

De SCE kent dus wat strengere eisen voor het afrekenen van licenties, maar er staan ook gunstiger voorwaarden tegenover, zoals een extra korting op de licentieprijzen.

In een SCE kunt u kiezen tussen huurkooplicenties (zoals in de EA Enrollment) en huurlicenties (zoals in de EAS Enrollment) 

Enterprise Agreements zijn er in 2 soorten

Er zijn twee soorten EA. Namelijk een Enterprise Agreement (EA), waarmee u eeuwigdurende licenties plus onderhoud verkrijgt, en een Enterprise Agreement Subscription (EAS), die gebruikt wordt voor abonnementslicenties.

U kunt online serviceabonnementen bestellen in EA of EAS. Dat zijn in beide contracten huurlicenties.

Wat is het verschil tussen EA en EAS?
EA, de standaardovereenkomst (zonder abonnement): u betaalt voor licenties en onderhoud in drie jaarlijkse betalingen. Aan het einde van de looptijd:

• U behoudt eeuwigdurende licenties - ze zijn voor altijd van u,
• Uw onderhoud stopt ("Software Assurance loopt af"). Die kunt u dan eventueel weer met drie jaar verlengen.

EAS, de abonnementsovereenkomst: u betaalt elk jaar een abonnementsbedrag. Aan het einde van de looptijd houdt u niets over. Als u de licenties wilt behouden, heeft u een "afkoopoptie".
U kunt de overeenkomst natuurlijk verlengen met nog eens drie jaar. Lees dit artikel verder voor de Microsoft EA verlengingsrichtlijnen.

Prijzen van Enterprise Agreements

De kosten van een product of dienst die u bestelt, zijn een vaste prijs tot het einde van de overeenkomst. Tussentijdse prijswijzigingen door Microsoft hebben geen invloed op de producten en diensten die in de overeenkomst zijn opgenomen. Pas bij het verlengen van de overeenkomst na drie jaar zijn eventueel gewijzigde prijzen wel van toepassing op de volgende drie jaar.

De hoeveelheid gebruikte licenties bepaalt de kortingen

Er zijn zogenaamde "programmatische" kortingen van Microsoft EA. De korting neemt toe wanneer u extra licenties bestelt.

Op basis van het aantal gelicentieerde gebruikers of apparaten zijn er vooraf bepaalde niveaus van A tot en met D:

Kortingen boven de vooraf vastgestelde kortingen zijn facultatief. Zij kunnen bijvoorbeeld:

• Gegeven worden aan een overheid als onderdeel van een transactie die voor de hele regio geldt; of
• Individueel onderhandeld door of namens uw bedrijf.

Meer Microsoft overeenkomsten

Microsoft SPLA overeenkomst

Het Microsoft SPLA-programma (Services Provider License Agreement) biedt licenties voor serviceproviders . Het stelt hen in staat Microsoft software te licenseren voor het hosten en leveren van applicaties.

De provider huurt de benodigde licenties van Microsoft en brengt ze bij de eindgebruikers in rekening. Licentie aantallen kunnen iedere maand naar boven en naar beneden worden bijgesteld.

Microsoft Open Value en Microsoft Open Value Subscription

De OV- en OVS-overeenkomsten zijn bedoeld voor bedrijven met 5 tot 499 personen of apparaten die een licentie willen voor Microsoft-clouddiensten en on-premise software.

Niet-organisatie brede Open Value is een overeenkomst waarbij u licenties koopt in het gewenste aantal via een huurkoop constructie. Software Assurance is inbegrepen en vereist.

Organisatie brede Open Value en Open Value Subscription zijn overeenkomsten op basis van verplichtingen waarbij u akkoord gaat met een licentie voor specifieke items voor uw hele organisatie. Software Assurance is inbegrepen en vereist.

 Deze overeenkomsten hebben veel gemeen met de EA en de EAS, maar dan voor kleinere organisaties.

Microsoft Product and Services Agreement (MPSA)

De Microsoft Products and Services Agreement (MPSA) is een transactionele licentieovereenkomst voor bedrijven met 250 of meer gebruikers of apparaten. Als u Microsoft-software op locatie, cloudservices of beide naar behoefte wilt licentiëren zonder verplichting voor de hele organisatie in het kader van één overeenkomst die niet afloopt, is MPSA de juiste keuze. Software Assurance is optioneel.

Microsoft Customer Agreement (MCA)

Het Microsoft CSP-programma wordt ondersteund door de MCA-overeenkomst. Met het Cloud Solution Provider-programma kunt u een licentie nemen op de clouddiensten die u nodig hebt in combinatie met de diensten met toegevoegde waarde van uw systeemintegrator, hostingpartner of reseller.

MCA is een licentieovereenkomst voor ondernemingen met één of meer gebruikers/apparaten die:

• clouddiensten verwerven via zelfbedieningsaankopen of
• het beheer van cloudservices willen uitbesteden aan een Cloud Solution Provider-programmapartner.

Een beperkt aantal on-premises softwarelicenties is ook beschikbaar zonder Software Assurance.